บทบาทของเลขานุการต่อการปฏิบัติหน้าที่ของกรรมการ
กฎหมายไม่ใช่เรื่องของนักกฎหมายเท่านั้น แต่เป็นเรื่องของประชาชนทุกคน ฉะนั้น เลขานุการที่ไม่ได้มีความรู้ด้านกฎหมายเป็นพื้นฐานก็สามารถเรียนรู้กฎหมายได้ โดยเฉพาะกฎหมายตลาดหลักทรัพย์ เลขานุการที่มีความรู้ด้านกฎหมายมิได้มีความได้เปรียบเลขานุการคนอื่นๆเลยหากความรู้ด้านกฎหมายนั้นเป็นเรื่องที่อยู่นอกเหนือจากที่นักกฎหมายทั่วไปศึกษามา เช่น เจ้าหน้าที่ของตลาดหลักทรัพย์ที่ไม่ได้เป็นนักกฎหมายก็สามารถมีความรู้ความเข้าใจเกี่ยวกับกฎหมายตลาดหลักทรัพย์ได้
ขอแบ่งหน้าที่ของเลขานุการเป็น 2 หน้าที่ ดังนี้
1. หน้าที่หลัก
1). เก็บรักษาทะเบียนกรรมการ
2). การจัดการประชุม
3). การจัดทำรายงานการประชุม
4). การเก็บรักษารายงานการมีส่วนได้เสีย
5). ดำเนินการตามคณะกรรมการตลาดทุนกำหนด
2. หน้าที่การเป็นตัวช่วยของกรรมการการลดความเสี่ยงของกรรมการ เลขานุการต้องระมัดระวังและป้องกันมิให้กรรมการกระทำการ ดังนี้
– กระทำการโดยไม่มีอำนาจ
– กระทำการเกินอำนาจ
– ใช้อำนาจในการกระทำการถูกต้องตามหลักกฎหมาย
โดยเลขานุการจะต้องช่วยกรรมการตรวจสอบก่อนที่กรรมการจะกระทำการในเรื่องใดนั้น เรื่องดังกล่าวได้ปฎิบัติตามรูปแบบขั้นตอนที่กำหนดไว้หรือไม่หน่วยงานใดเป็นผู้ตั้งเรื่อง ได้ผ่านการพิจารณากลั่นกรอง ตรวจสอบจากผู้ที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญในด้านนั้นๆ มาเป็นลาดับขั้นตอนตามระเบียบของบริษัทหรือไม่โดยกรรมการจะต้องกระทำภายในกรอบของอำนาจหน้าที่ด้วยความสุจริต และปฎิบัติหน้าที่ด้วยความระมัดระวังถูกต้องตามหลักกฎหมายเพื่อประโยชน์สูงสุดของบริษัทโดยมีเอกสารรองรับว่ามีอำนาจกระทำได้ เช่น รายงานการประชุม เพราะหากมีการฟ้องคดีเกี่ยวกับความรับผิดของกรรมการ
รายงานการประชุมจะเป็นพยานเอกสารสำคัญในการพิสูจน์ความรับผิดของกรรมการ ดังนั้นเลขานุการต้องเขียนมติ ในรายงานการประชุมให้ชัดเจนและจัดเก็บรายงานการประชุมไว้ เพราะหากมีกรณีดังกล่าว จะได้มีหลักฐานเพื่อประโยชน์ของกรรมการและบริษัทเลขานุการจึงต้องป้องกันมิให้ความเสี่ยงดังกล่าวเกิดขึ้นกับกรรมการ
คำถามท้ายชั่วโมง
คำถาม: ในการรับรองรายงานการประชุม หากกรรมการบางท่านที่ไม่ได้เข้าร่วมการประชุมในครั้งก่อน แต่เข้าร่วมการประชุมในครั้งนี้ต้องรับรองรายงานการประชุมด้วยหรือไม่ และจะมีวิธีเขียนอย่างไร หากกรรมการท่านที่ไม่ได้เข้าร่วมครั้งก่อนไม่ต้องการรับรองรายงานการประชุม
คำตอบ: กรรมการผู้เข้าร่วมการประชุมในครั้งก่อน มีมติรับรองรายงานการประชุม กรรมการผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมการประชุมครั้งก่อน มีมติรับทราบการประชุม
คู่มือเลขานุการบริษัท
ได้มีการตั้งชมรมเลขานุการบริษัทขึ้นประมาณปี พ.ศ. 2551 โดยได้รับความช่วยเหลือจากสมาคมบริษัทจดทะเบียนไทย บริษัทหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยและสำนักงาน กลต. เป็นหัวเรี่ยวหัวแรงสำคัญในการจัดตั้ง เนื่องจากมีกฎหมายที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ พรบ.กฎหมายมหาชน ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ พรบ.หลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ จึงเป็นที่มาในการรวบรวมกฎหมายดังกล่าวให้สามารถหยิบใช้กฎหมายเหล่านี้ได้โดยง่าย โดยจะรวบรวมทั้งคำถามและเนื้อหากฎหมายไว้ เพื่อให้ผู้ที่สงสัยสามารถเปิดค้นหาข้อมูลในประเด็นนั้นๆได้
ปี 2552 ได้มีการจัดทำเป็นร่างแรกของคู่มือเลขานุการบริษัทขึ้นมา แล้วก็มีการหยุดพัฒนาไประยะหนึ่ง จากนั้นคณะกรรมการชมรมและสมาคมบริษัทจดทะเบียนได้หยิบขึ้นมาพัฒนาอีกครั้ง เพราะมีเรื่องของ CG, CGR , SET CG Principle ที่เริ่มเอามาประกอบกับการปฏิบัติงานของเลขานุการบริษัทในการดูแลบริษัทจดทะเบียน โดย CG จะเป็นตัวตอบที่ชัดเจนหากกฎหมายไม่ได้ให้ความชัดเจน และได้รวม ASEAN CG Score Card
การใช้คู่มือต้องพิจารณาควบคู่ไปด้วยว่าคู่มือนั้นสร้างขึ้นเมื่อไร ดังนั้นการพัฒนาไปของกฎหมายจะส่งผลต่อการใช้คู่มือบางเรื่องในคู่มือไม่ใช่สิ่งที่กฎหมายบัญญัติแต่เป็นสิ่งที่เป็นแนวปฏิบัติ หรือเป็นความเห็น จึงควรใช้ควบคู่กับนักกฎหมายของบริษัทโดยในอนาคตก็จะมีการทยอยจัดทาเพิ่มเติมในส่วนที่ขาดหายไป
คู่มือเลขานุการบริษัทประกอบด้วย หัวข้อหลัก 4 หัวข้อ ดังนี้
1. คณะกรรมการ
2. หน้าที่และบทบาทของคณะกรรมการ
3. ความรับผิดชอบของกรรมการ
4. การประชุมกรรมการ
คณะกรรมการ
Sub committee ต้องเป็นกรรมการอิสระเท่านั้น ในคำถามที่ว่ามีประเด็น กลต. ได้ออกเอกสารเวียนให้เปิดเผย CSR แล้วจะต้องมี CSR Committee หรือเปล่า สามารถตอบได้ว่า เราไม่จำเป็นต้องมีคณะกรรมการในทุกเรื่องที่ทางตลาดหลักทรัพย์ได้จัดตั้งขึ้นมา เราใช้วิธีดูตามความจำเป็นและดูจุดมุ่งหมายขององค์กร ว่ากำลังให้ความสาคัญกับเรื่องใด เช่น AC เป็นสิ่งที่จาเป็นต้องมี เป็นต้น
หน้าที่และบทบาทของกรรมการ
ในบางประเทศบริษัทที่มีการควบคุมดูแล เช่น สถาบันการเงิน กฎหมายแบงค์ชาติที่ดูสถาบันการเงิน ได้มีการกำหนดถึงรายชื่อคณะกรรมการ (List Committee) เช่น คณะกรรมการตรวจสอบ คณะกรรมการสรรหา คณะกรรมการกำหนดค่าตอบแทน เป็นต้น พร้อมทั้งกาหนดจำนวนและคุณสมบัติมาให้ แต่คณะกรรมการกากับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ใน CG ไม่ได้กำหนดเอาไว้ว่าแต่ละบริษัทต้องมีคณะกรรมการอะไรบ้าง ในคู่มือเลขานุการบริษัทก็จะมีตัวอย่างเอาไว้ให้ท่านพิจารณาเป็นแนวทาง
ความรับผิดกรรมการ
พรบ.หลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ ม. 89/8 กล่าวถึงการทำหน้าที่ด้วยความระมัดระวัง คือ ต้องทำอย่างวิญญูชน จึงต้องพิจารณาว่า คาว่า ”วิญญูชน” มีหมายความว่าอย่างไร ในที่นี้ขอยกตัวอย่างจากหนังสือกฎหมายแพ่งหลักทั่วไปของรศ.ประสิทธิ์ โฆวิไลกุล หน้าที่ 56 ซึ่งได้พูดถึงเรื่อง“วิญญูชน” แต่มิได้พูดตรงๆโดยได้พูดถึงหลักสามัญสำนึก (Common sense) คือ แนวความคิดของวิญญูชนทั่วไป ซึ่งได้ยึดถือหลักเหตุผล ความชอบธรรม และความถูกต้อง
สอดคล้องกับขนบธรรมเนียมประเพณีของสังคม คือ ต้องกลมกลืนกับธรรมชาติ โดยในแง่กฎหมายนั้นสามัญสานึกเป็นกฎหมายทั่วไป เพราะประกอบด้วย 5 ประการ ดังนี้
1. สอดคล้องกับความรู้สึกนึกคิดของประชาชน
2. ต้องเป็นสิ่งที่ยอมรับและสามารถนามาปฏิบัติได้
3. ไม่ขัดต่อกฎหมาย ศีลธรรมอันดีและความสงบสุขเรียบร้อย
4. สอดคล้องกับหลักความยุติธรรม
5. ต้องมีเหตุผลที่ถูกต้อง
ในพจนานุกรมได้ให้ความหมายของวิญญูชน คือ ผู้ที่รู้เหตุรู้ผล แต่ในทางกฎหมายมีความหมายที่กว้างกว่านั้น ดังนั้นการตีความคาว่า “วิญญูชน” ก็เป็นประเด็นให้ท่านต้องพิจารณา ดังนั้นในฐานะเลขานุการบริษัท ท่านต้องพิจารณาดูว่า การกระทำของกรรมการมีความระมัดระวังหรือไม่ โดยจะดูได้จากการพูดของกรรมการท่านนั้นว่าเป็นวิญญูชนหรือไม่ หน้าที่อย่างหนึ่งของเลขานุการบริษัท คือ ต้องคอยช่วยทักท้วงตรวจสอบว่าเลขานุการบริษัทได้กระทำไปถูกต้องหรือไม่ ม.89/8 พิจารณาจากตอนที่ทำว่าได้กระทำโดยเชื่ออย่างสุจริตว่าสิ่งที่ทำไปสมเหตุสมผลเพื่อประโยชน์สูงสุดของบริษัท ตัดสินใจโดยพื้นฐานข้อมูลที่เชื่อว่าเพียงพอ และตัดสินใจโดยไม่มีส่วนได้เสีย
ในการพิจารณาคาว่าวิญญูชน เพิ่มเรื่องของ Fiduciary duty, Duty of care เป็นหลักในการพิจารณา ไม่ใช่แค่วิญญูชนทั่วไปเพราะอยู่ในฐานะบทบาทของผู้ทำธุรกิจจึงต้องมีความระมัดระวังในแบบของผู้ทำธุรกิจหนังสือเล่มนี้จะมีการอ้างอิงหลักกฎหมายไว้ให้เป็นการตรวจสอบ ทำให้ท่านสะดวกในการค้นหาไม่ต้องไปเรื่องนี้อยู่ในกฎหมายหมวดไหนแต่ถ้าไม่มีหลักกฎหมายก็จะมีคำแนะนาให้ โดยจะเลือกคำแนะนำที่ดีที่สุดมาให้ แล้วก็จะมีคำอธิบายถึงเหตุผลว่าทำไมเราถึงแนะนำไปอย่างนี้
การประชุมคณะกรรมการ
การประชุมคณะกรรมการเป็น การดำเนินการ (Operation) แต่เป็นการดำเนินการที่มีทั้งศาสตร์และศิลป์ศาสตร์ คือ เราจะต้องรู้กฎหมายเบื้องต้น เช่น การประชุมคณะกรรมการมีสิ่งที่กฎหมายต้องการ อย่างไรบ้างศิลป์ คือ สิ่งที่พึงปฏิบัติ ว่าในทางปฏิบัติต้องทำอย่างไร
เลขานุการบริษัทนั้นทำงานหลายรูปแบบ มีทั้งต้องจัดเตรียมการประชุม เอกสารที่ใช้ประชุม ขนมของว่างสาหรับจัดประชุม แต่หน้าที่ที่สำคัญของเลขานุการบริษัท คือเป็นองครักษ์พิทักษ์คณะกรรมการบริษัท(Board) เพราะกรรมการมีหน้าที่และควารับผิดชอบจำนวนมาก ในการทำงานของกรรมการจึงต้องมีคนคอยระวังหลังให้ เปรียบเสมือนเวลาจะบุกไปข้างหน้าก็ต้องมีคนระวังหลังให้ หรือจะบุกไปข้างหน้าซึ่งหากข้างหน้ามีภัยก็ต้องมีคนยิงคุ้มกันให้เลขานุการบริษัทที่ดีจึงต้องรู้ว่าคณะกรรมการบริษัทมีความเสี่ยงใดบ้าง เพื่อที่เลขานุการบริษัทจะเป็นผู้ปิดความเสี่ยงดังกล่าว
